Procédure des missions
(uniquement pour les membres du laboratoire)
Vous trouverez sur ce lien le rappel de la procĂ©dure pour les missions internes et externes (collègues invitĂ©s) ainsi que l’ensemble des documents nĂ©cessaires tĂ©lĂ©chargeables : https://portail.univ-paris8.fr/bdc/page/38
Voici, pour rappel, l’ensemble des Ă©lĂ©ments pour vos missions et celles de vos invitĂ©s :
1) Démarches à effectuer avant le déplacement + formulaires
1. ComplĂ©ter et faire signer toutes les parties par l’autoritĂ© hiĂ©rarchique disposant d’une dĂ©lĂ©gation de signature le formulaire d’ordre de mission/invitation 3 semaines avant le dĂ©placement. La prĂ©sentation de l’ordre de mission doit ĂŞtre claire, sans surcharge, prĂ©cise. Il ne faut pas oublier qu’il s’agit d’une pièce comptable au mĂŞme titre qu’une facture.
2. Joindre tout justificatif d’invitation, convocation, inscription, programme colloque ou manifestation.
3. ComplĂ©ter et faire signer toutes les parties par l’autoritĂ© hiĂ©rarchique disposant d’une dĂ©lĂ©gation de signature le formulaire d’autorisation de dĂ©placement pĂ©dagogique individuelle et/ou collective pour les Ă©tudiants se dĂ©plaçant en voyages d’Ă©tudes.
4. Demande d’avance (3 semaines avant le dĂ©part) :
– joindre Ordre de Mission (OM) / invitation et programme de la manifestation,
L’Ordre de Mission doit ĂŞtre visĂ© par la direction de l’UFR (Ă©crire Ă coordarts@univ-paris8.fr), puis l’une des deux co-directrices du laboratoire.
– prestation via le marché, dans notre cas Globeo (n° EJ),
– justificatif d’invitation, convocation, programme de la manifestation ou de recherche.
5. Demande d’autorisation prĂ©alable utilisation du vĂ©hicule personnel ou location le cas Ă©chĂ©ant :
– joindre : copies carte grise du vĂ©hicule personnel, permis de conduite et attestation d’assurance du vĂ©hicule permettant son usage dans le cadre d’une activitĂ© professionnelle.
et/ou autorisation d’utilisation vĂ©hicule de l’UniversitĂ© Paris 8 (doc logistique).
Un nouveau marchĂ© a Ă©tĂ© notifiĂ© auprès de la sociĂ©tĂ© GLOBEO TRAVEL, fournisseur unique pour la rĂ©servation des billets de transports et d’hĂ©bergements. Sont Ă©galement inclus les services de location de vĂ©hicules de catĂ©gorie A, B, C.
Vous pouvez également télécharger ici les formulaires suivants :
- Autorisation de déplacement pédagogique collective
- Autorisation de déplacement pédagogique
- Autorisation d’utilisation vĂ©hicule personnel
- Remboursement pour frais de déplacement
- Ordre de mission
- Deliberation CA n°2022-068 du 18 novembre 2022 (frais de deplacement)
- Arrêté 20-09-2023 fixant taux indemnités de mission
- Formulaire de réservation individuelle GLOBEO
- Formulaire de réservation groupe GLOBEO
2) Démarches à effectuer après le déplacement + formulaires
Toute demande de remboursement de frais de mission doit comporter les pièces justificatives.
La demande de remboursement est traitée par la gestionnaire puis par le pôle mission qui procède au remboursement.
Le dossier de remboursement de mission accompagné des pièces justificatives de paiement devra être numérisé dans sa totalité et ajouté au ticket dans un délai maximum de trois mois après le retour de mission.
Le dossier original sera conservé et archivé dans la composante.
Les documents Ă joindre :
– Ordre de Mission ou invitation ou autorisation de déplacement pédagogique et/ou collective,
– EDF (état de frais de voyage et de séjour),
– Justificatifs de paiement,
– RIB,
– Demande d’autorisation exceptionnelle (si nĂ©cessaire, selon modalitĂ©s de prise en charge),
– Programme de la manifestation,
– OM sans frais ou attestation de non paiement pour les personnalités extérieures.
Si utilisation véhicule personnel ou de location :
– Autorisation d’utilisation de vĂ©hicule personnel ou de location,
– Autorisation d’utilisation de vĂ©hicule de l’UniversitĂ© Paris 8 (doc logistique),
– Copies carte grise, carte d’assurance.
Les frais de remboursement hors marchĂ© doivent rester exceptionnels – demande d’autorisation exceptionnelle (selon modalitĂ©s de prise en charge).
Frais de repas :
Indemnité frais de repas : 17,50 EUR en France métropolitaine – À partir du 22/09/2023 le taux est réévalué à 20 EUR.
Le taux de remboursement de 10 EUR est applicable dès lors que l’agent a la possibilitĂ© de se restaurer dans un restaurant administratif ou assimilĂ©, y compris s’il choisit de ne pas s’y restaurer.
Le taux rĂ©duit de 10 EUR est appliquĂ© lorsque l’agent prend son repas dans un restaurant administratif ou assimilĂ©.
- Remboursement pour frais de dĂ©placement (Demande d’autorisation exceptionnelle)
- État de frais de déplacement