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LABORATOIRE ESTCA UNIVERSITÉ PARIS 8
Esthétique, sciences et technologies du cinéma et de l'audiovisuel - EA 2302
Co-directrices :
Christa Blümlinger
Katalin Pór
Procédure des missions
(uniquement pour les membres du laboratoire)

Vous trouverez sur ce lien le rappel de la procédure pour les missions internes et externes (collègues invités) ainsi que l’ensemble des documents nécessaires téléchargeables : https://portail.univ-paris8.fr/bdc/page/38

Voici, pour rappel, l’ensemble des éléments pour vos missions et celles de vos invités :

1) Démarches à effectuer avant le déplacement + formulaires

1. Compléter et faire signer toutes les parties par l’autorité hiérarchique disposant d’une délégation de signature le formulaire d’ordre de mission/invitation 3 semaines avant le déplacement. La présentation de l’ordre de mission doit être claire, sans surcharge, précise. Il ne faut pas oublier qu’il s’agit d’une pièce comptable au même titre qu’une facture.

2. Joindre tout justificatif d’invitation, convocation, inscription, programme colloque ou manifestation.

3. Compléter et faire signer toutes les parties par l’autorité hiérarchique disposant d’une délégation de signature le formulaire d’autorisation de déplacement pédagogique individuelle et/ou collective pour les étudiants se déplaçant en voyages d’études.

4. Demande d’avance (3 semaines avant le départ) :
– joindre Ordre de Mission (OM) / invitation et programme de la manifestation,
L’Ordre de Mission doit être visé par la direction de l’UFR (écrire à coordarts@univ-paris8.fr), puis l’une des deux co-directrices du laboratoire.
– prestation via le marché, dans notre cas Globeo (n° EJ),
– justificatif d’invitation, convocation, programme de la manifestation ou de recherche.

5. Demande d’autorisation préalable utilisation du véhicule personnel ou location le cas échéant :
– joindre : copies carte grise du véhicule personnel, permis de conduite et attestation d’assurance du véhicule permettant son usage dans le cadre d’une activité professionnelle.
et/ou autorisation d’utilisation véhicule de l’Université Paris 8 (doc logistique).

Un nouveau marché a été notifié auprès de la société GLOBEO TRAVEL, fournisseur unique pour la réservation des billets de transports et d’hébergements. Sont également inclus les services de location de véhicules de catégorie A, B, C.

Vous pouvez également télécharger ici les formulaires suivants :

2) Démarches à effectuer après le déplacement + formulaires

Toute demande de remboursement de frais de mission doit comporter les pièces justificatives.
La demande de remboursement est traitée par la gestionnaire puis par le pôle mission qui procède au remboursement.
Le dossier de remboursement de mission accompagné des pièces justificatives de paiement devra être numérisé dans sa totalité et ajouté au ticket dans un délai maximum de trois mois après le retour de mission.

Le dossier original sera conservé et archivé dans la composante.

Les documents à joindre :
– Ordre de Mission ou invitation ou autorisation de déplacement pédagogique et/ou collective,
– EDF (état de frais de voyage et de séjour),
– Justificatifs de paiement,
– RIB,
– Demande d’autorisation exceptionnelle (si nécessaire, selon modalités de prise en charge),
– Programme de la manifestation,
– OM sans frais ou attestation de non paiement pour les personnalités extérieures.

Si utilisation véhicule personnel ou de location :
– Autorisation d’utilisation de véhicule personnel ou de location,
– Autorisation d’utilisation de véhicule de l’Université Paris 8 (doc logistique),
– Copies carte grise, carte d’assurance.

Les frais de remboursement hors marché doivent rester exceptionnels – demande d’autorisation exceptionnelle (selon modalités de prise en charge).

Frais de repas :

Indemnité frais de repas : 17,50 EUR en France métropolitaine – À partir du 22/09/2023 le taux est réévalué à 20 EUR.

Le taux de remboursement de 10 EUR est applicable dès lors que l’agent a la possibilité de se restaurer dans un restaurant administratif ou assimilé, y compris s’il choisit de ne pas s’y restaurer.

Le taux réduit de 10 EUR est appliqué lorsque l’agent prend son repas dans un restaurant administratif ou assimilé.

Vous pouvez également télécharger ici les formulaires suivants :
Ces documents doivent être enovyés à Nedjima Annane, notre gestionnaire de laboratoire (nedjima.annane@univ-paris8.fr).
Pour toute question relative aux activités du laboratoire, merci de nous contacter via le Formulaire de contact.
Pour toute question concernant les aides financières pour les doctorant.e.s (mobilité, organisation d’événements scientifiques, publications, etc.), se reporter au site de l’EDESTA.